Le premier maillon de la chaîne : pourquoi une demande d'achat mal remplie vous coûte deux fois

Dans les achats, les erreurs ne restent pas là où elles sont commises. Une quantité mal saisie, une date de livraison manquante ou la mauvaise devise sur une ligne se propagent dans chaque document qui suit. Une demande mal remplie se paie deux fois : une fois à la commande, et une nouvelle fois à la réception.

La demande alimente tout ce qui suit

Dans Millisave, la demande d'achat est la première étape de la chaîne Source-to-Pay : demande, approbation, e-sourcing, commande, puis réception, facture et paiement. Tout ce qui est saisi dans la demande est repris tel quel : articles, quantités, unités, prix estimés, lieu et date de livraison. Personne ne le ressaisit ensuite, et c'est précisément pour cela que tout doit être juste dès la première fois.

Deux types de demande

• Demande de cotation (RFQ) : le besoin est défini et vous cherchez un prix. L'assistant comporte trois étapes : informations de la demande, ajout de produits et de services, vérification et soumission.
• Demande de proposition (RFP) : le besoin est ouvert et vous attendez des fournisseurs qu'ils proposent une solution. L'assistant ajoute une étape d'exigences techniques en deuxième position.

Sachez où en est votre demande

Une demande passe par des statuts clairs, et ce que vous pouvez faire dépend de chacun :

• Brouillon : créée mais non soumise. Vous pouvez la modifier, la supprimer ou la dupliquer.
• En attente d'approbation : soumise et en cours de validation. Vous pouvez seulement la dupliquer.
• Soumise : prise en charge par le processus d'achat.
• Retournée pour correction : renvoyée par un approbateur, et de nouveau modifiable.

La page de la demande affiche aussi un historique, pour que vous puissiez suivre l'approbation sans relancer personne par e-mail.

Le total ne vaut que ce que vaut chaque ligne

À l'étape de vérification, le total est la somme du prix multiplié par la quantité sur chaque ligne, et il se recalcule dès que vous modifiez l'un ou l'autre. C'est votre dernier contrôle utile. Vérifiez trois choses avant de soumettre :

• Les quantités : elles affichent quatre décimales, donc un 1.0002 égaré est facile à repérer ici et pénible à corriger plus tard.
• La devise de chaque ligne : chaque ligne a sa propre devise. Assurez-vous qu'aucune n'est restée sur la mauvaise.
• Les lignes en double : un produit ajouté deux fois double la commande.

Acceptez les équivalents quand c'est pertinent

Chaque ligne propose une option pour accepter un produit alternatif. La cocher permet aux fournisseurs de proposer un équivalent, ce qui élargit la concurrence et apporte souvent un meilleur prix. Ne la laissez décochée que lorsque la référence exacte compte, pour des raisons de compatibilité ou de certification.

Une liste de contrôle pour les demandeurs

• Donnez à la demande un titre qu'un acheteur comprendra sans l'ouvrir.
• Indiquez une date de livraison réaliste et le lieu de livraison exact.
• Préférez les articles du catalogue au texte libre dès qu'ils existent.
• Vérifiez les quantités, les unités et la devise à l'étape de vérification.
• Joignez des spécifications ou des photos quand l'article sort de l'ordinaire.

Cinq minutes d'attention lors de la demande font gagner des heures à la commande, à la réception et à la facturation.