Quatre façons d'ajouter des articles à une demande d'achat, et quand utiliser chacune

La partie la plus lente d'une demande d'achat est généralement la liste des articles. Millisave offre aux demandeurs quatre façons d'ajouter des articles, et chacune correspond à une situation différente. Choisir la bonne fait la différence entre une demande de deux minutes et une demande de vingt minutes, et entre des données propres et un acheteur qui doit vous rappeler.

1. Produits et catalogues

Cherchez dans le catalogue produits de votre entreprise, ajoutez des articles à un panier et ajustez-y les quantités. C'est l'option par défaut, et la meilleure dès que l'article existe dans le catalogue : la référence produit, l'unité et le prix moyen sont repris automatiquement, si bien que l'acheteur et la commande héritent de données propres.

À utiliser pour : tout ce que vous achetez régulièrement, les consommables, les pièces de rechange avec une référence connue.

2. Ajout manuel

Décrivez un article qui n'est pas dans le catalogue : nom, quantité, unité et prix estimé. La référence produit reste vide, ce qui est normal pour une ligne manuelle.

À utiliser pour : les achats ponctuels et les nouveaux articles. Si vous ajoutez le même article manuel chaque mois, demandez plutôt qu'il soit ajouté au catalogue.

3. Depuis le système

Partez des articles déjà connus de votre stock. C'est la voie la plus rapide pour les équipes d'entrepôt et de maintenance qui recommandent chaque jour ce qu'elles gèrent.

À utiliser pour : le réapprovisionnement et les besoins liés au stock.

4. Marketplace

Parcourez les catalogues des fournisseurs et ajoutez directement leurs articles. C'est utile quand vous savez ce que vous voulez mais pas qui le vend, ou quand vous voulez comparer ce que proposent les fournisseurs avant de lancer un sourcing.

À utiliser pour : découvrir de nouveaux fournisseurs et de nouveaux produits en dehors de votre propre catalogue.

Des petites fonctions qui font gagner du temps

• Dupliquez une ligne quand vous avez besoin du même article dans une autre taille ou pour une autre livraison.
• Modifiez le prix moyen directement dans le tableau de vérification, sans revenir à l'étape précédente.
• Dupliquez une demande entière pour recommander la liste du mois dernier en un clic, même après sa soumission.

Lisez la liste comme un responsable

La liste des demandes s'ouvre sur des compteurs par type et par statut : RFQ, RFP, brouillons, en attente d'approbation, soumises et retournées pour correction. Une pile croissante de demandes retournées signifie généralement que les demandeurs ont besoin d'un catalogue plus clair ou d'un petit guide. Une pile croissante de demandes en attente signifie que le circuit d'approbation est le goulot d'étranglement.

La règle de base

Le catalogue d'abord, le stock ensuite, la marketplace pour découvrir, la saisie manuelle en exception. Plus vos demandes viennent des deux premières sources, plus vos acheteurs peuvent lancer le sourcing rapidement et plus vos données de dépenses sont propres.