طلبات الشراء
الحلقة الأولى في السلسلة: لماذا يكلّفك طلب الشراء سيئ التعبئة مرتين
في المشتريات، لا تبقى الأخطاء حيث وقعت. فالكمية المُدخلة خطأً، أو تاريخ التسليم الناقص، أو العملة الخاطئة في بند واحد، تنتقل عبر كل مستند يليه. والطلب سيئ التعبئة يُدفع ثمنه مرتين: مرة عند الطلبية، ومرة أخرى عند الاستلام.
الطلب يغذّي كل ما يليه
في Millisave، طلب الشراء هو الخطوة الأولى في سلسلة Source-to-Pay: الطلب، ثم الموافقة، ثم التوريد الإلكتروني، ثم الطلبية، ثم الاستلام والفاتورة والدفع. وكل ما يُدخَل في الطلب يُنقل كما هو: الأصناف والكميات والوحدات والأسعار التقديرية ومكان التسليم وتاريخه. لا أحد يعيد إدخاله لاحقًا، ولهذا تحديدًا يجب أن يكون صحيحًا من المرة الأولى.
نوعان من الطلبات
- طلب عروض الأسعار (RFQ): الاحتياج محدد وأنت تبحث عن سعر. يتكوّن المعالج من ثلاث خطوات: معلومات الطلب، وإضافة المنتجات والخدمات، والمراجعة والإرسال.
- طلب تقديم المقترحات (RFP): الاحتياج مفتوح وتنتظر من الموردين اقتراح حل. ويضيف المعالج خطوة المتطلبات الفنية في المرتبة الثانية.
اعرف أين وصل طلبك
يمر الطلب بحالات واضحة، وما يمكنك فعله يتوقف على كل حالة:
- مسوّدة: أُنشئ ولم يُرسَل. يمكنك تعديله أو حذفه أو تكراره.
- بانتظار الموافقة: أُرسل وهو قيد الاعتماد. يمكنك تكراره فقط.
- مُرسَل: تتولّاه عملية الشراء.
- مُعاد للتصحيح: أعاده أحد المعتمِدين، وأصبح قابلًا للتعديل مجددًا.
وتعرض صفحة الطلب أيضًا سجلًا زمنيًا، لتتابع الموافقة دون ملاحقة أي شخص عبر البريد الإلكتروني.
الإجمالي لا يكون أفضل من كل بند
في خطوة المراجعة، الإجمالي هو مجموع السعر مضروبًا في الكمية في كل بند، ويُعاد حسابه كلما غيّرت أحدهما. هذا آخر تحقق مفيد لديك. انظر إلى ثلاثة أمور قبل الإرسال:
- الكميات: تُعرض بأربعة أرقام عشرية، لذا يسهل رصد قيمة شاردة مثل 1.0002 هنا، بينما يصعب تصحيحها لاحقًا.
- عملة كل بند: لكل بند عملته الخاصة. تأكّد من أن أيًّا منها لم يبقَ على عملة خاطئة.
- البنود المكرّرة: المنتج المُضاف مرتين يضاعف الطلبية.
اقبل البدائل عندما يكون ذلك منطقيًا
لكل بند خيار لقبول منتج بديل. وتحديده يتيح للموردين اقتراح منتج مكافئ، ما يوسّع المنافسة وغالبًا ما يأتي بسعر أفضل. ولا تتركه دون تحديد إلا عندما تكون المرجعية الدقيقة مهمة، لأسباب تتعلق بالتوافق أو الاعتماد.
قائمة تحقق لمقدّمي الطلبات
- أعطِ الطلب عنوانًا يفهمه المشتري دون أن يفتحه.
- حدّد تاريخ تسليم واقعيًا ومكان التسليم بدقة.
- فضّل أصناف الكتالوج على النص الحر كلما كانت متوفرة.
- تحقّق من الكميات والوحدات والعملة في خطوة المراجعة.
- أرفق المواصفات أو الصور عندما يكون الصنف غير مألوف.
خمس دقائق من العناية عند الطلب توفّر ساعات عند الطلبية والاستلام والفاتورة.
