أربع طرق لإضافة الأصناف إلى طلب الشراء، ومتى تستخدم كلًّا منها

أبطأ جزء في طلب الشراء عادةً هو قائمة الأصناف. يوفّر Millisave لمقدّمي الطلبات أربع طرق لإضافة الأصناف، وكل منها تناسب حالة مختلفة. واختيار الطريقة المناسبة هو الفرق بين طلب يستغرق دقيقتين وآخر يستغرق عشرين دقيقة، وبين بيانات نظيفة ومشترٍ مضطر إلى معاودة الاتصال بك.

1. المنتجات والكتالوجات

ابحث في كتالوج منتجات شركتك، وأضف الأصناف إلى سلة، وعدّل الكميات فيها. هذه هي الطريقة الافتراضية والأفضل كلما كان الصنف موجودًا في الكتالوج: إذ تأتي معه مرجعية المنتج والوحدة ومتوسط السعر، فيرث المشتري والطلبية بيانات نظيفة.

استخدمها في: كل ما تشتريه بانتظام، والمواد الاستهلاكية، وقطع الغيار ذات المرجعية المعروفة.

2. الإضافة اليدوية

صِف صنفًا غير موجود في الكتالوج: الاسم والكمية والوحدة والسعر التقديري. وتبقى مرجعية المنتج فارغة، وهذا أمر طبيعي في البند اليدوي.

استخدمها في: المشتريات لمرة واحدة والأصناف الجديدة. وإذا وجدت نفسك تضيف الصنف اليدوي نفسه كل شهر، فاطلب إضافته إلى الكتالوج بدلًا من ذلك.

3. من النظام

ابدأ من الأصناف المعروفة مسبقًا في مخزونك. وهذا أسرع طريق لفرق المستودعات والصيانة التي تعيد طلب ما تديره كل يوم.

استخدمها في: إعادة التزويد والاحتياجات المرتبطة بالمخزون.

4. السوق الإلكترونية

تصفّح كتالوجات الموردين وأضف أصنافهم مباشرة. وهي مفيدة عندما تعرف ما تريده لكنك لا تعرف من يبيعه، أو عندما تريد مقارنة ما يقدّمه الموردون قبل بدء التوريد.

استخدمها في: اكتشاف موردين ومنتجات جديدة خارج الكتالوج الخاص بك.

ميزات صغيرة توفّر الوقت

• كرّر البند عندما تحتاج إلى الصنف نفسه بمقاس آخر أو لتسليم آخر.
• عدّل متوسط السعر مباشرة في جدول المراجعة، دون الرجوع خطوة إلى الوراء.
• كرّر طلبًا كاملًا لإعادة طلب قائمة الشهر الماضي بنقرة واحدة، حتى بعد إرساله.

اقرأ القائمة كما يقرؤها المدير

تُفتح قائمة الطلبات على عدّادات لكل نوع وحالة: RFQ وRFP والمسوّدات والطلبات بانتظار الموافقة والمُرسَلة والمُعادة للتصحيح. وتزايد الطلبات المُعادة يعني عادةً أن مقدّمي الطلبات يحتاجون إلى كتالوج أوضح أو دليل قصير. أما تزايد الطلبات المعلّقة فيعني أن مسار الموافقة هو نقطة الاختناق.

القاعدة العامة

الكتالوج أولًا، والمخزون ثانيًا، والسوق الإلكترونية للاكتشاف، والإدخال اليدوي استثناءً. وكلما جاء عدد أكبر من طلباتك من المصدرين الأولين، تمكّن المشترون لديك من التوريد أسرع وأصبحت بيانات إنفاقك أنظف.