توزيع الميزانية حسب مساحة العمل وحساب المصروفات لتتمكّن الفرق من استخدامها

ميزانية بقيمة مليون على مستوى الشركة كلها لا تخبر أحدًا بما يمكنه إنفاقه هذا الشهر. تبدأ الرقابة عندما يُوزَّع المبلغ المخصّص إلى مبالغ تتوافق مع طريقة شراء الفرق فعلًا: من ينفق، وعلى ماذا.

بند واحد، تقاطع واحد

في Millisave، تُوزَّع الميزانية على بُعدين: مساحة العمل، وهي الفريق أو الكيان الذي يشتري، مثل العمليات أو الصيانة أو الموارد البشرية أو المشتريات؛ وحساب المصروفات، وهو ما يُنفَق عليه المال. وكل بند تخصيص هو تقاطع واحد بين الاثنين، بمبلغه الخاص. ثم تستهلك الطلبات والطلبيات الصادرة عن مساحة العمل هذه البندَ المقابل.

كيف يتم التوزيع

يُضبط التوزيع من جهة مساحة العمل، وهذا ما يفاجئ الناس في المرة الأولى:

• أنشئ الميزانية باسمها وعملتها وتواريخها. يبدأ إجماليها من الصفر.
• افتح مساحة العمل وانتقل إلى علامة التبويب Budget الخاصة بها.
• فعّل الميزانية لمساحة العمل هذه، ثم اختر الميزانية التي تريد ربطها.
• أضف حساب مصروفات بمبلغه. وكرّر ذلك لكل حساب يستخدمه الفريق.

بمجرد إنشاء البنود، تمتلئ صفحة الميزانية: يعرض الملخص الإجماليات، وتُظهر علامة تبويب التفاصيل بنية التوزيع، ويحصل كل قسم على عرضه الخاص للمبالغ المتاحة والمحجوزة والمُنفَقة.

صمّم التوزيع حول القرارات

• طابِق مساحات العمل مع المعتمِدين. إذا كان مدير واحد يوافق على مشتريات فريق ما، فينبغي أن تكون لهذا الفريق مساحة عمل خاصة به.
• اجعل حسابات المصروفات قليلة وواضحة. خمسة حسابات يفهمها مقدّم الطلب أفضل من عشرين لا تقرؤها إلا الإدارة المالية.
• ابدأ من البيانات السابقة. ابنِ كل بند على الإنفاق الفعلي في العام الماضي، ثم عدّله وفق التغييرات المعروفة.
• احتفظ باحتياطي صغير غير مخصّص أو في بند مستقل، حتى لا تُربك الاحتياجات العاجلة المبلغ المخصّص لأي فريق.

اقرأ عرض الأقسام كل أسبوع

عرض الأقسام هو المكان الذي تحدث فيه الرقابة فعلًا. فالحلقة التي يغلب عليها المحجوز تخبرك بأن الفريق قد التزم بماله حتى لو لم يُدفع منه إلا القليل بعد. راجعه أسبوعيًا مع كل مسؤول عن ميزانية، واتفقا على إعادة التخصيص قبل أن ينفد مال الفرق لا بعده.

لماذا يؤتي ثماره

عندما يرى كل فريق المبلغ المتاح له، تصبح الموافقات أسرع، لأن الإجابة عن سؤال "هل نستطيع تحمّل ذلك؟" موجودة على الشاشة. وتتوقف الإدارة المالية عن أن تكون القسم الذي يقول "لا" في نهاية الشهر، لأن الحاجز الوقائي كان قائمًا قبل أن يتحرك المال.