الميزانية
الميزانية حاجز وقائي قبل الإنفاق، لا تقرير بعده
في كثير من الشركات، الميزانية جدول بيانات تقارنه الإدارة المالية بالحسابات في نهاية الشهر. وفي ذلك الوقت يكون المال قد خرج بالفعل. الميزانية التي لا تُبلغ عن تجاوز الإنفاق إلا بعد وقوعه هي محاسبة. أما الميزانية التي تقف أمام الإنفاق فهي رقابة.
المعادلة التي يجب تذكّرها
تُقرأ ميزانية Millisave من خلال معادلة واحدة:
المتاح + الملتزَم به + المُنفَق = إجمالي الميزانية
- إجمالي الميزانية هو المبلغ المخصّص الذي رصدته.
- الملتزَم به هو ما حجزته الطلبيات المفتوحة بالفعل.
- المُنفَق هو ما صدرت به فواتير ودُفع.
- المتاح هو ما تبقّى فعلًا للاستخدام.
وينطبق المنطق نفسه على كل بند في التوزيع: المتاح يساوي ميزانية البند ناقص المحجوز ناقص المُنفَق.
الطلبات والطلبيات تستهلك المبلغ المخصّص
تُنشأ الميزانية فارغة. ثم تُخصَّص المبالغ للجهات التي يُنفَق فيها المال، ومن هناك يستهلكها مسار الشراء: تغذّي الطلبيات المبلغ الملتزَم به، الذي يصبح مُنفَقًا بمجرد إصدار الفاتورة. ولأن ذلك يحدث مع تقدّم المشتريات داخل Millisave، تُظهر الميزانية الوضع الحقيقي قبل وصول الفاتورة، لا بعده.
اقرأ "الملتزَم به" بعناية
المال الملتزَم به هو الرقم الأكثر فائدة على الشاشة والأكثر سوءًا في الفهم. إنه مال لم تدفعه بعد لكنك وعدت به بالفعل. فالقسم الذي يبدو في وضع جيد من حيث الإنفاق قد يكون ملتزمًا بكامل ميزانيته. انظر دائمًا إلى المتاح، لا إلى المُنفَق، قبل الموافقة على طلب جديد.
ملاحظة عملية: قد يُظهر إجمالي الملتزَم به قيمة سالبة بعد تعديلات الالتزام، مثلًا عند تصحيح طلبية. هذا ليس خطأ في الإدخال، لكن من المفيد فهمه قبل تبرير المبلغ المتاح.
حالتان، ببساطة
الميزانية إما نشطة، وهي حالتها عند الإنشاء وتعني أنه يمكن استخدامها، وإما مقفلة، وتُضبط من صفحة الميزانية عندما تريد تجميدها.
اضبطها بشكل صحيح من اليوم الأول
- اختر العملة بعناية. تُحدَّد عند إنشاء الميزانية (TND أو EUR أو USD أو GBP أو SAR) ولا يمكن تغييرها بعد ذلك.
- سمِّ الميزانيات بأسماء يفهمها الجميع، مثلًا حسب السنة والنطاق.
- حدّد تاريخي البداية والنهاية بما يتوافق مع دورة التخطيط لديك.
- وزّع المبلغ المخصّص على الفرق وأنواع المصروفات التي تنفقه فعلًا.
العادة التي تغيّر كل شيء
اجعل "التحقق من المتاح" جزءًا من كل موافقة. عندما يرى المعتمِدون ما تبقّى قبل اعتماد الطلب، يتوقف تجاوز الإنفاق عن أن يكون مفاجأة نهاية الشهر، ويصبح قرارًا اتخذه شخص ما وهو على دراية كاملة.
